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作风建设 
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扎实推进机关作风建设,提升招标采购,服务质量

招标与设备采购中心

  审核人:

为认真学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,落实《西北工业大学“作风建设年”活动方案》有关要求,不断改进机关作风,形成作风建设长效机制,招标与设备采购中心始终遵循“管理要研究、管理要用心、管理要创新”的指导思想,以“阳光、规范、服务”为宗旨,以问题为导向,以需求为牵引,以规范化、精细化、信息化管理为抓手,狠抓制度建设,不断创新工作机制和方法,切实提高专业化水平和服务质量,更好地服务师生、服务学院、服务学校发展,为学校“双一流”建设提供助力。

一、深入思考,明确思路,稳步推进

(一)深入思考,厘清思路

贯彻学习习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,明确站位,深入思考招采中心与学校、部门、服务对象之间的关系:要围绕学校中心工作,服务大局,履职尽责;要与学校各部门加强协调配合,多位一体,共同发力,推进学校发展;要主动作为,勇于担当,深度沟通,提供优质服务。为切实做好以上工作,招采中心要处理好三个方面的关系:

一是处理好坚持原则与提升服务的关系:即坚持原则,规避风险,就是最好的服务;服务前置,深度对接,详细讲解政策法规和制度规定,在合法合规的前提下满足用户的深度需求就是最好的坚持原则。二是程序规范与方便办事的关系:以规范操作为前提,建章立制;以方便办事为牵引,不断优化程序。三是履行职责与全局思维的关系:以学校全局工作为指导,提高站位,更好的尽职履责;以部门工作为基础,真抓实干,助力学校双一流建设。以上三个关系辩证统一,互为促进,相辅相成。

(二)分步实施,扎实推进

1.2016年:基础建设年

2016年1月招采中心成立后,面临着制度体系不健全、档案资料管理混乱、工作机制不成体系、办公用房短缺等问题。鉴于此,招采中心将“基础建设年”作为2016年工作主题:根据管理要求及业务需求,重新明确了招标领导小组成员单位及工作职责,制订了议事规则,完善了招标领导小组工作机制;在实际业务中梳理、发现问题,有针对性的进行制度建设;不断创新工作机制,科学制定评标办法,从根本上破解围标、串标、借取他人资质和弄虚造假等不良行为,营造风清气正的招投标环境等。

充分利用寒假时间,集中人力,加班加点,克服资料年代较长、堆放混乱等困难,经过寒假集中整理,共整理完成1998年至2016年、共19年、4570个项目、6049卷(盒)档案资料,并全部装盒上架,汇编成册。

2.2017年:制度建设年、紧盯项目年

针对以前年度存在个别货物采购项目周期过长的问题,招采中心将“制度建设年、紧盯项目年”作为2017年的工作主题:加大制度执行力度,严格按照工作流程办事,控制过程时间;对如何在国家法律法规允许的前提下招标与其他相关工作是否可以并行的问题进行专题研讨,按部门分别制定了共13条具体工作措施,进一步加强工作协调配合,程序并行,提高工作效率,推进项目执行进度;建立了招标工作方案机制等。

3.2018年:整固提升年

为进一步将十九大精神落实到具体工作中,招采中心将“整固提升年”作为2018年的工作主题,主要是在严格执行规章制度的前提下,对工作中发现的问题及时进行整改,对好的做法和创新性管理模式进行固化。同时,积极推进完成了招标与设备采购管理系统(一期)建设,将现有工作程序通过信息化手段予以固化,并经过实际运行对现有工作程序予以优化,不断提升管理和服务水平。

二、围绕中心,服务大局,履职尽责

(一)精心组织,推进学校重点项目进展

1.攻坚克难,圆满完成学校校庆项目采购工作

针对校庆项目时间紧、任务重的特点,招采中心加班加点、攻坚克难、优化并行、多措并举,主动协助用户单位合理规划招标采购工作方案,科学组织相关招标采购工作,确保了校庆项目的顺利实施。

先后协助后勤产业集团、科学技术研究院、党委宣传部等单位,完成了科技成果展馆(厅)、长安校区国际学术交流中心、学校宣传片等紧急项目的招标采购方案。


项目名称

受理时间

定标时间

周期(天)

长安校区校史馆装饰装修陈列布展施工

2018-3-7

2018-3-30

23

长安校区国际学术交流中心餐饮家具

2018-5-3

2018-6-6

34

长安校区国际学术交流中心客房布草

2018-5-3

2018-6-7

35

长安校区国际学术交流中心中西餐厅通用餐具

2018-5-3

2018-6-7

35

2018年安全教育体验馆维修改造——土建

2018-5-8

2018-6-15

38

长安校区国际学术交流中心灯光音响

2018-5-3

2018-6-15

43

长安校区国际学术交流中心电视机、冰箱

2018-5-3

2018-6-15

43

2018年安全教育体验馆维修改造——内部展示购置

2018-4-26

2018-6-15

50


2.合理规划,推进学校重大项目顺利实施

针对重大工程建设和设备采购项目,服务前置,合理规划,有力保障了海天苑宿舍大楼、空天地海大数据、2018TB01项目等重大项目的顺利实施。

项目名称

预算/概算

(万元)

定标时间

中标金额

(万元)

长安校区海天苑学生宿舍建设项目施工

13,000.00

2018年1月15日

11,389.92

长安校区海天苑学生食堂及活动中心项目施工

7,165.00

2018年1月10日

5,864.62

长安校区海天苑学生宿舍(二期)施工

16,224.00

2018年7月13日

10,824.09

2018年友谊校区研究生东馆维修改造(二期)

1,340.00

2018年5月8日

1,143.36

信息中心10个项目

992.28

2018年9月

926.68

空天地海大数据一体化

目前已签订30台(套)设备购销合同,金额2243.81万元

2018TB01项目

12个子项目,预算金额2111.8万元,已委托公开招标5项,不招标3项,自行采购4项。

(二)建立健全制度规则体系,规范业务工作

以迎巡工作、内控建设和“三个清单”编制工作为契机,以问题为导向,以需求为牵引,经过近一年的探索、实践,于2017年初初步形成了招标采购制度规则体系。在此基础上,再经过一年多实践、思考、创新、优化、固化的过程,不断完善业务流程、规范内部操作。

2018年对近两年招标采购工作中好的做法和创新性管理模式进行固化,对招标采购工作全过程进行梳理,制订编印了《招标与设备采购工作规范汇编》,目前已建成9项制度-7项工作流程-14项内部规定-19项工作规范-77项内部操作标准五个层级的制度规则体系。

(三)找准定位,深入研究,优化评标办法

学习贯彻学校暑期会议精神,落实“放管服”精神,深入研究落实举措,将国家法律法规与学校“双一流建设”深度需求相结合,以设备采购为切入点,进一步优化评标办法,制定《专用设备评标办法》《信息化建设项目评标办法》等11个,采购先进的科研仪器设备,满足教师深度需求,确保学校教学科研工作顺利开展,为学校“双一流” 建设提供助力

三、多位一体,协调配合,共同发力

(一)部门联动,集体决策

针对重大(重要)、敏感项目、民生工程等项目,由招采中心处务会讨论形成招标工作方案,报招标领导小组审议通过后,再正式启动招标程序。

针对重大(重要)项目招标工作(如:海天苑学生宿舍二期、航空宇航支撑学科创新中心等),单独成立招标专项工作小组,由招采中心牵头,相关部门共同参与,集思广益、群策群力,招标公告、资格条件、招标文件和评标办法等关键环节均由招标专项工作小组集体决策。

针对民生工程,多部门联动,充分征求并尊重教职工意见。例如:新区VI区教工住宅入户防盗门、北村二期电梯,联合基建处、工会,通过翱翔门户、校园电子显示屏、短信发送、电话等方式通知点房业主对防盗门和电梯进行选择,真正做到了由业主选择自己满意的产品。

针对批量集中采购业务,积极与国资处、财务处沟通协调,2018年3月19日,三部门联合发布《关于学校执行政府集中采购相关政策的通知》,对批量集中采购业务中的相关流程及采购方式予以规范。

(二)优化并行,提高效率

按照2017年5月3日学校党委常委会有关要求,2017年5月4日,校长助理杨晓召集招采中心、发展规划处、财务处、基建处、监察处、审计处,就如何在国家法律法规允许的前提下招标与其他相关工作是否可以并行的问题进行了研讨,按部门分别制定了共13条具体工作措施,以进一步加强工作协调配合,程序并行,提高工作效率,推进项目执行进度。

四、主动作为,深度沟通,优质服务

(一)深入宣传,服务前置

深入学院和项目单位,倾听意见和建议,用心研究,优化流程,编制《货物及服务类采购服务指南》(2019版),在友谊校区乘车点、深入学院上门发放,做好政策和工作流程的宣讲,让老师对项目招标过程中的各个时间节点心中有数,做到一次委托后不再重复跑路。

对重点项目单位和项目大户,采取服务前置的措施,提前主动与项目单位沟通,讲解招标采购程序,科学合理制定招标采购工作方案。

(二)强化执行,严格流程

针对以前工作拖沓、效率不高、严谨认真程度不够等问题,提出“三个3,一个7”的工作要求(正式受理后3个工作日内发布招标公告;中标通知书发出之日起3个工作日内退还投标保证金;收到验收报告之日起3个工作日内退还履约保证金;中标通知书发出之日起7日内完成向监察处备案工作)。

同时,加大了制度执行力度,严格按照工作流程办事,提前沟通,形成工作预案,控制过程时间,提高服务质量,努力做到招标采购从正式受理到开评标在两个月内完成

(三)专人负责,主动作为

设置专人负责合同签订事项,老师将合同审批表等相关材料提交后,招采中心负责后续签字盖章事宜,直至合同签订完成,切实做到了服务为本。尤其是2018年6月28日学校财经领导小组会议决定,将对外签订合同起点金额由10万元调整至2万元,7月25日正式发文,9月份开学后合同量激增,在原有编制不变的情况下,招采中心主动作为、勇于担当,依然保持了合同审签的高效率和高质量。本年度共审签合同1332个,是去年的2.3倍。

同时,在货物采购合同签订工作中,增加合同洽谈环节,在发放中标通知书时,国产货物由招采中心、用户单位和中标单位就合同签订形成三方会谈,进口仪器由招采中心、用户单位、中标单位、外贸代理公司形成四方会谈,提高合同签订效率。本年度进行三方会谈63次,四方会谈105次。

(四)信息驱动,深度服务

积极推进招采管理系统建设,实现了采购申请和审批、招标采购全周期管理和供应商管理等功能,具有过程在线管控、工作流短信实时提醒、全流程跟踪、过程痕迹保留、图形化流程展现、工作方案统领、点对点定向推送、工作流节点监测等特点。

通过信息化建设,优化工作流程,强化过程管控,提高工作效率。教师在PC端和移动客户端,可实现网上提交委托、审批,并能实时了解项目招标进展情况,深度服务用户。截至目前,运行平稳,满足现有工作的流程化管理,教师满意度较高:

满意:通过不断努力,教职工对招标采购工作的满意度显着提高。在纪委组织的对2017年招标采购工作问卷调查及后评估工作中,教师满意度达99.04%,抽查项目(共15项)评估优秀率为100%。

高效:招标采购工作运行有序、平稳、高效,工作效率显着提高,有力推进了学校预算执行。今年6月底、9月底均完成上级部门要求序时进度目标,12月底预算执行达到100%。

规范:工信部财务司在我校召开的政府采购工作座谈会上,司领导对我校政府采购工作的评价是:思路清晰,措施得当,管理规范。

在纪委开展的廉政风险内控制度建设及“三个清单”编制第三批试点工作推进会上进行经验交流。

陕西省建设工程监督管理办公室(即省建管办)对我校委托招标工作予以充分肯定,认为我校委托招标项目的组织工作是目前建设单位中最规范的。

五、下一步工作计划

(一)科学规划,积极推进重点项目开展

进一步加强与校内外相关部门的沟通协商,继续坚持并行工作方式,做好招标工作预案,确保招标采购工作规范、高效运行,保障学校预算执行,推进海天苑大楼、TB01项目、南院15号楼电梯等重要建设项目、民生工程顺利实施。

(二)加强监督管理,防范廉政风险

继续贯彻落实中央“放管服”精神,在“放”和“服”的基础上,加强对科研仪器设备和普通货物采购的监督管理,针对2018年检查过程中发现的问题,加强管理,不断规范采购行为;2019年,拟在上半年和下半年各进行一次全校范围内的监督检查工作,保障采购业务的真实性和合规性。

同时,不断完善优化管理制度和工作程序,针对风险点,不断完善内控机制,编制2019版《制度汇编》《工作规范》及《操作标准》,确保招标与设备采购工作规范、廉洁、高效进行,营造诚实守信、风清气正的招投标环境。

(三)理顺工作机制,提升服务质量

为提高合同审签工作效率,更好地服务学校发展与师生需求,结合工作实际,制定《合同管理规范》,适时推出合同线上预审的工作举措,以提高服务效率,规避风险,提升工作质量。

对于纪委对招标工作问卷调查及后评估工作中发现的问题,有针对性地制定整改措施,全面提高招标与设备采购工作科学化水平,高质量完成各项工作任务,进一步提高工作满意度。

(四)优化升级,积极推进招采系统(二期)建设

在招采系统(一期)建设完成的基础上,推进系统(二期)建设,查漏补缺、优化升级、完善功能、提升服务。建设重点为:一是以用户体验为出发点,进一步提升信息化服务功能,扩大服务范围,提高服务质量;二是通过查漏补缺,完善系统功能,实现线上、移动应用一体化;三是进一步加强监督和内部管控,增强风险防控能力。

(五)加强队伍建设,提升综合素质

深入学习研究国家最新政策法规,积极参加上级部门组织的培训,将培训内容及时传达学习,并结合学校实际,研讨落实举措,提高政策水平和业务工作能力。

组织工作人员参观已建设完成的标志性成果(比如研工部创客空间、互联网教学示范区、南山苑宾馆、校史馆等项目),以增强自信心与自豪感,激发工作热情,尽职履责,勇于担当,圆满完成学校各项工作任务。

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